Sistem Pengendalian Internal (SPI)

PENGENDALIAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 Pengertian Sistem Pengendalian Internal (SPI)

Sistem Pengendalian Internal adalah suatu sistem usaha atau sistem sosial yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran untuk menjaga dan mengarahkan jalan perusahaan agar bergerak sesuai dengan tujuan dan program perusahaan dan mendorong efisiensi serta dipatuhinya kebijakan manajemen.

Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.

Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untuk dapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas Cost-Benefit.

Tujuan penerapan SPI dalam perusahaan adalah untuk menghindari adanya penyimpangan dari prosedur, laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya dan kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan terutama manajemen berusaha untuk menghindari resiko dari adanya penerapan suatu sistem.

Secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Internal meliputi :

·         Chief Executive Officer (CEO)

·         Chief Financial Officer (CFO)

·         Controller / Director Of Accounting & Financial

·         Internal Audit Comitee

      Unsur-unsur Sistem Pengendalian Internal

a.  Struktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

b.  Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan  perlindungan yang cukup terhadap Aktiva, Utang, pendapatan dan biaya.

c.   Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit.

d.  Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

      Tujuan Sistem Pengendalian Internal

1.  Menjaga kekayaaan dan catatan organisasi.

2.  Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3.  Mendorong efisiensi dengan menggunakan sumber daya dan sarana. Secara berdaya guna dan berhasil guna.

4.  Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

      Keterbatasan Sistem Pengendalian Internal

1.  Kesalahan dalam pertimbangan.

2.  Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi.

      Istilah-istilah penting Sistem Pengendalian Internal

a.  Kondisi Terlaporkan (Reportable Condition)

b.  Kelemahan Material (Material Weakness)

c.   Kompensasi Pengendalian (Compensating Control)

      Jenis-jenis Sistem Pengendalian Internal

1.  Pengendalian Akuntansi

v  Pengertian

Pengendalian akuntansi (accounting control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam unsur pengendalian internal poin 1 dan 2 yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan untuk mencegah terjadinya inefisiensi. Pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi dilaksanakan sesuai otorisasi manajemen. Transaksi dicatat sesuai dengan Standar Akuntansi.

Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.

Pengendalian akuntansi mencakup semua aspek dari transaksi-transaksi keuangan seperti misalnya pembayaran kas, penerimaan kas, arus dana, investasi yang bijaksana dan pengamanan dana dari penggunaan yang tidak syah.

v  Tujuan

Tujuan utama dari pengendalian akuntansi adalah:

a.    Menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan.

b.    Memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi.

Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan yang cukup beralasan atau meyakinkan terhadap:

a.    Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang sifatnya umum maupun yang sifatnya khusus

b.    Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk :

ü  Penyusunan laporan keuangan

ü  Menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan

ü  Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen

c.    Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil

v  Bentuk-bentuk Pengendalian Akuntansi

a.    Pengendalian Umum

Pengendalian umum adalah suatu pengendalian terhadap semua aktivitas pemrosesan data dengan komputer, hal ini meliputi pemisahan tanggung jawab dan fungsi pengolahan data.

Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi: Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

Yang termasuk dalam pengendalian umum diantranya :

§  Pengendalian organisasi dan operasi

§  Pengendalian dalam pengembangan sistem

§  Pengendalian atas Dokumentasi

§  Pengendalian perangkat keras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat lunak sistem lainnya

§  Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya

b.    Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi adalah suatu pengendalian yang mencakup semua, pengawasan transaksi dan penggunaan program- program aplikasi dikomputer. Untuk menjaga agar setiap transaksi mendapat otorisasi serta dicatat, diklasifikasikan, diproses, dan dilaporkan dengan benar.

Tujuan dari pengendalian aplikasi adalah untuk mencegah atau mendeteksi adanya penyelewengan akan aplikasi program yang diterapkan pada sistem perusahaan.

2.  Pengendalian Administrasi

Ø  Pengertian

Pengendalian administrasi (administrative control) adalah suatu pengendalian yang termasuk dalam unsur pengendalian internal pada poin 3 dan 4 yang meliputi rencana, prosedur dan pencatatan yang mendorong efisiensi dan ditaatinya kebijakan manajemen yang ditetapkan.

Pengendalian administrasi dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi). Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada manajemen.

Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Yang termasuk dalam pengendalian administratif, yaitu:

a.  Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan induk (master plan), perennaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow forecast) dan pengendalian perediaan (inventory control)

b.  Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment, pelatihan, evaluasi
pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer

c.   Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan system untuk melaporkan penyimpangan

Ø  Tujuan

Pengendalian administratif memiliki tujuan utama:

1)    Meningkatkan efisiensi operasi kegiatan

2)    Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan

Ø  Bentuk-bentuk Pengendalian Administrasi

a.    Pengendalian umpan balik

Pengendalian umpan balik adalah suatu proses mengukur keluaran (output) dari sistem yang membandingkan dengan suatu terstandar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan maka akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan (input) sistem selanjutnya. Pada sistem ini keluaran (output) tidak ikut andil dalam aksi pengendalian. Di sini kinerja kontroler tidak bisa dipengaruhi oleh input atau masukan referensi.

b.    Pengendalian umpan maju

Pengendalian umpan maju atau disebut juga dengan istilah umpan balik positif adalah mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju merupakan perkembangan dari sistem umpan balik. Supaya suatu keluaran (output) dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Dan selama proses terjadi didalam sistem maka selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan, sebelum terlanjur fatal pada keluarannya. Pengendalian jenis ini adalah suatu sistem pengaturan dimana sistem keluaran pengendalian ikut andil dalam aksi kendali.