Analisis Sistem Persediaan

SISTEM PERSEDIAAN

PT. Andesen Jaya Plastik merupakan perusahaan manufaktur yang berlokasi di Jl. Prepedan 3 No. 36 RT/RW. 011/007, Tegal Alur – Cengkareng dengan NPWP 02.305.340.8-085.000. PT. Andesen Jaya Plastik dalam kegiatan operasional sehari-hari menerima standard dan job order, tetapi job order lebih banyak permintaannya daripada standard order. Hal ini dikarenakan customer lebih suka melakukan customisasi dengan mendesain sendiri motif produk yang diinginkan. PT. Andesen Jaya Plastik merupakan perusahaan yang memproduksi peralatan makan dari melamin.

Dalam kegiatan operasional sehari-hari, PT. Andesen Jaya Plastik menangani job order, bukan standard order. Artinya PT. Andesen Jaya Plastik baru mulai memproduksi jika ada pesanan dari customer. Pesanan customer terdiri dari 2 jenis : design khusus dan standar. Jika design standar, customer menggunakan motif design yang dimiliki PT. Andesen Jaya Plastik. Jika design khusus, customer menggunakan motif desain dari customer sendiri yang biasanya disesuaikan dengan keinginan customer. Untuk hal ini biasa ditangani oleh kepala desain.

Berikut sistem persediaan yang berjalan dari PT Andesen Jaya Plastik, yaitu :

Manajer penjualan menerima purchase order rangkap 1 dari customer lewat fax, kemudian purchase order tersebut difotokopi sekali : rangkap 2 untuk ppic. Kemudian ppic akan menghitung jumlah bahan baku yang diperlukan dan membuat notes untuk meminta pengeluaran bahan baku yang diperlukan untuk produksi melalui manajer produksi, lalu manajer produksi memberikan notes tersebut ke kepala stok baku.

Kepala stok baku akan mengecek persediaan bahan baku, jika stok bahan baku ada, maka kepala stok baku akan mencatat jumlah bahan baku pada notes dan mengirim bahan baku ke pabrik untuk diproduksi, jika stok bahan baku tidak ada, maka kepala stok baku akan memberikan notes ke ppic, lalu ppic memberikan notes bahan baku yang akan dibeli ke manajer pembelian, kemudian manajer pembelian akan membuat purchase order untuk bahan baku yang diperlukan untuk dipesan ke supplier.

Dua minggu kemudian, bahan baku dikirim dari supplier disertai dengan surat jalan supplier. Kemudian bahan baku akan dicek kelengkapannya berdasarkan surat jalan supplier oleh kepala stok baku. Jika sudah sesuai, maka kepala stok baku akan mencatat pada notes dan memasukkan bahan baku ke gudang disertai surat jalan supplier. Jika bahan baku yang diterima tidak sesuai, maka manajer pembelian akan membuat surat komplain dan bahan baku dikembalikan ke supplier.

PT Andesen Jaya Plastik, akan membeli bahan baku apabila ada pesanan dari pelanggan. PT Andesen Jaya Plastik tidak pernah membeli bahan baku untuk disimpan sebagai persediaan tetapi hanya apabila ada sisa dari pembelian bahan baku sebelumnya. Dan PT Andesen Jaya Plastik juga tidak memiliki jadwal khusus untuk pemesanan bahan baku berikutnya atau tidak ada perencanaan yang dibuat untuk melakukan pembelian ulang bahan baku, tetapi hanya berdasarkan pada pengalaman pemakaian bahan baku yang lalu di mana ketika membeli bahan baku tersebut berdasarkan total jumlah keperluan bahan baku bulan yang sama tahun sebelumnya.

Jadi masalah yang terjadi pada PT Andesen Jaya Plastik adalah di mana terdapatnya kekurangan persediaan (Out of Stock) atau kelebihan (Over of Stock) bahan baku.

ANALISIS SISTEM PERSEDIAAN :

Berdasarkan sistem persediaan diatas, maka menurut hemat saya, sistem persediaan pada PT Andesen Jaya Plastik, sudah cukup baik namun masih perlu perbaikan atau ada beberapa kelemahan pada sistem persediaannya, yaitu :

Pertama, perusahaan tidak melakukan peramalan terhadap penjualannya sehingga terjadi ketidakjelasan mengenai rencana produksi dan tidak adanya rencana kebutuhan bahan baku yang dapat dijadikan sebagai acuan, akibatnya terjadi kekurangan dan atau kelebihan bahan baku. Bila kelebihan bahan baku akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan baku akan menurun bila disimpan dalam waktu yang lama, sedangkan bila kekurangan bahan baku akan menyebabkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti sehingga proses produksi tidak dapat selesai tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Jika hal ini sering terjadi maka akan memungkinkan customer untuk berpaling ke pesaing perusahaan lainnya. Apabila perusahaan mengadakan kekurangan bahan baku dengan segera, hal inipun dapat menambah biaya karena pada umumnya pesanan secara mendadak akan lebih mahal dibandingkan dengan pesanan yang normal, akibatnya keuntungan perusahaan akan menurun.

Tujuan utama suatu perusahaan dibentuk adalah untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari kegiatan operasionalnya. Salah satu cara untuk memaksimalkan keuntungan adalah dengan meminimalkan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam melakukan kegiatan operasionalnya.

Meminimalkan biaya tidak dapat dilakukan bila perusahaan mengalami masalah kelebihan maupun kekurangan bahan baku. Masalah kekurangan persediaan (Out of Stock) atau kelebihan (Over of Stock) bahan baku, dapat  diatasi dengan adanya kebijakan perusahaan dalam  melakukan pengadaan persediaan bahan baku atau persediaan pengaman, yaitu  melakukan pembelian dengan jumlah pesanan yang ekonomis dan dengan adanya perencanaan yang baik atau peramalan (forecasting) dalam melakukan pemesanan kembali (reorder point) bahan baku, jadi tidak hanya berdasarkan pemakaian bahan baku yang lalu saja, tetapi dihitung menggunakan metode forecast. Jumlah pesanan yang ekonomis dapat ditentukan dengan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity).

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan metode EOQ, yaitu - dalam pengelolaan persediaan bahan baku, perusahaan harus mempunyai persediaan bersih (safety stock) yaitu sejumlah persediaan bahan baku yang harus selalu ada dalam gudang untuk menjaga kemungkinan terlambatnya bahan baku yang dipesan, - perusahaan juga harus memperhitungkan penggunaan bahan baku selama menunggu pesanan (lead time), - hubungan antara persediaan bersih dengan waktu menunggu dapat dihitung titik pemesanan kembali (reorder point).

Kedua, pada bagian gudang, dimana integrasi atau kesatuan yang menyeluruh pada karyawan bagian gudang masih kurang, untuk ketepatan catatan kartu bahan baku dengan catatan persediaan bahan baku di gudang, maka sebaiknya para karyawan gudang mengecek kembali minimal satu minggu sekali (stok opname), dan data bahan baku hanya dicatat secara manual menggunakan notes baik penerimaan atau pengeluaran bahan baku. Walaupun memang persediaan timbul akibat dari sisa pembelian bahan baku sebelumnya, tetap harus dijaga dan diperhatikan agar tidak mudah rusak serta terkendali sehingga dapat digunakan untuk produksi selanjutnya. Dan sebaiknya karyawan bagian ini diberikan pelatihan terhadap metode peramalan (forecast) dan EOQ.

Ketiga, pada bagian purchasing atau pembelian bahan baku  agar lebih ditingkatkan lagi pemahaman bahwa data-data yang ada harus dikonfirmasikan kembali kepada pihak-pihak yang terkait.

Dan penggunaan bahan baku yang selalu dipakai dalam produksi harus diperhatikan oleh perusahaan serta bahan baku yang jarang dipakai dalam produksi harus dikurangi. Ini untuk menghindari kemungkinan penumpukan bahan baku di gudang, dimana bahan baku kimia sangat mudah rusak dalam suhu dan temperatur yang tidak stabil serta batas waktu kadarluwasa produk tertentu, apalagi barang berbahan plastik mudah terbakar, jadi harus diperhatikan dengan benar agar terhindar dari resiko yang tidak diinginkan.